Budget di produzione: cos'è, chi lo fa e come si costruisce

Il budget non è il documento in cui scrivi quanto costa il film. È il documento in cui decidi quale film puoi fare. Ogni riga che togli è una scena che cambia, un giorno in meno, una location che salta.

Cos'è un budget di produzione

Il budget — o preventivo — è l'elenco ragionato di tutto quello che la produzione dovrà pagare, voce per voce, con quantità, prezzo unitario e numero di giornate. Non è una stima a occhio e non è un totale: è la somma di centinaia di decisioni piccole, ognuna delle quali si può discutere separatamente.

Questo è il punto che lo distingue da un numero scritto su un foglio. "Il film costa ventimila" non si può negoziare, non si può tagliare e non si può difendere. Un budget in cui si legge che la fotografia sono tre giornate a trecentocinquanta e i costumi duecento euro di noleggio, invece, è una cosa su cui si può ragionare con un produttore, con un ente, o con te stesso alle due di notte.

A cosa serve, e a chi

Serve a chiedere. Nessuno finanzia un progetto su una cifra tonda: bandi, produttori e coproduttori vogliono vedere come ci sei arrivato, e la credibilità del preventivo è la prima cosa che valutano, spesso prima della sceneggiatura.

Serve a decidere. Il budget è lo strumento con cui rispondi alla domanda che torna ogni settimana in pre-produzione: possiamo permettercelo? Con un preventivo costruito bene la risposta si trova in trenta secondi, e si vede subito cosa salta se la risposta è sì.

Serve a controllare. Durante le riprese il preventivo diventa il metro per capire se stai sforando, e dove. Senza, te ne accorgi alla fine, quando non puoi più fare niente.

Chi lo fa

Lo prepara il direttore di produzione, con il produttore che lo approva. Nella filiera anglosassone la stessa funzione è del line producer o dell'unit production manager, e sulle produzioni più grandi c'è un amministratore di produzione che lo tiene aggiornato durante le riprese.

Ma il budget non è un lavoro solitario. I numeri che ci finiscono dentro arrivano dai capi reparto: quanto costa vestire quel personaggio lo sa la costumista, quanto serve per costruire quell'ambiente lo sa lo scenografo. Chi compila il preventivo li mette insieme e li tiene coerenti; non li inventa.

Da dove nasce

Il budget non si scrive dal nulla: si ricava da due documenti che devono già esistere.

Dallo spoglio arrivano le cose: ogni elemento che hai segnato scena per scena — costumi, oggetti, effetti, mezzi, comparse — è una voce che qualcuno dovrà pagare. Dal piano di lavorazione arrivano i tempi: il numero di giornate, che moltiplica quasi tutto il resto. Troupe, noleggi, location, mezzi, cestini sono tutti costi al giorno.

È per questo che l'ordine conta. Un preventivo fatto prima del piano è una previsione; un preventivo fatto dopo è un conto. E quando il piano cambia, il preventivo cambia con lui: se una giornata di riprese si aggiunge, non si aggiunge una riga sola.

Come è organizzato

La struttura classica divide i costi in quattro blocchi. Sopra la linea ci sono i costi creativi — diritti, sceneggiatura, regia, produzione, cast principale — che si negoziano e si fissano prima. Sotto la linea ci sono i costi di realizzazione: troupe, attrezzature, location, reparti, logistica. Poi la post-produzione. Poi tutto il resto: assicurazioni, garanzie, spese generali.

In cima al preventivo sta il riepilogo, che raccoglie i totali di ogni categoria in una pagina sola. È quella pagina che leggono i finanziatori, ed è l'unica che leggono davvero tutti — ma non si può scrivere prima delle altre: un riepilogo senza il dettaglio sotto è un numero inventato, e chi valuta preventivi di mestiere se ne accorge alla prima riga.

Nei progetti indipendenti le categorie si adattano, e conviene che siano quelle in cui pensi davvero il lavoro: sviluppo e pre-produzione, produzione, cast, troupe, location, fabbisogno di set, post-produzione, distribuzione.

Le voci che si dimenticano

Gli imprevisti. Nella prassi si tiene da parte una riserva calcolata sui costi diretti: il dieci per cento è lo standard, e sale al quindici quando il progetto è rischioso — esterni esposti al meteo, molti effetti, piani di lavorazione tirati. Dove c'è un garante di completamento quel dieci per cento non è negoziabile. Se non hai un ente che te lo impone, imponitelo da solo: la riserva non è pessimismo, è la differenza fra un problema e la fine delle riprese.

Le tasse e gli oneri. Un compenso lordo e un compenso netto non sono lo stesso numero, e un preventivo che non li distingue è sbagliato di una cifra che scopri al momento di pagare.

Le giornate vere. Il noleggio di un'attrezzatura non dura le giornate di ripresa: dura dal ritiro alla riconsegna, e il fine settimana in mezzo si paga quasi sempre.

E poi tutto quello che viene dopo l'ultimo ciak: montaggio, musiche, color, mix audio, e le iscrizioni ai festival, che sono un costo reale e vanno messe in preventivo come gli altri.

Un budget non è quanto costa il film. È la lista delle cose che hai deciso di poterti permettere.

Preventivo e consuntivo

Il preventivo è quello che pensi di spendere. Il consuntivo è quello che hai speso. Il lavoro vero è tenerli a confronto mentre le riprese vanno avanti, non alla fine: è l'unico modo per accorgersi in tempo che lo sforamento su una voce si può compensare su un'altra.

Il che significa una cosa sola: il budget deve essere un documento vivo, e deve essere facile da aggiornare. Un preventivo che costa mezza giornata di lavoro per essere ricalcolato non verrà ricalcolato.

Farlo in Riprea

Il modulo Budget di Riprea parte da un'idea semplice: i costi li hai già scritti, mentre compilavi i reparti. Non ha senso riscriverli.

In testa alla pagina c'è un riquadro per ogni reparto che porta dei costi — costumi, make up, props, scenografia, attrezzatura video e audio, effetti speciali, extras, animazioni — con il totale che quel modulo vale adesso. Premi Aggiungi al budget e quel totale entra nella categoria di destinazione, con la possibilità di aprire la riga e vedere o modificare ogni singola voce che la compone.

Nella tabella quelle righe restano riconoscibili e apribili: "Tutte le voci (4)" sotto Costumi apre le quattro schede che fanno quei centotrentotto euro. Non le modifichi da qui, le ricalcola il modulo da cui arrivano — ed è giusto così, perché il posto in cui si decide quanto costa un costume è il modulo Costumi.

Cast, troupe e location hanno una scorciatoia loro: un pulsante genera le righe di tutti i confermati, con i nomi e i ruoli che hai già inserito. Da lì metti il compenso e le giornate, e il conto si fa da sé.

Ogni riga ha quantità, importo unitario, giorni, preventivo di riga, note e le sue tasse, con la percentuale che decidi tu; se sono sempre le stesse, le salvi nelle Voci predefinite e le ritrovi in ogni progetto. Le categorie si riordinano trascinandole, perché l'ordine in cui leggi il tuo preventivo è una scelta tua.

In testa alla pagina il riepilogo risponde alla domanda che conta: sto sforando? Mette a confronto la stima che avevi dichiarato nei dati del progetto con il costo reale, separa i costi dalle tasse, e se sei sopra te lo dice in euro e in percentuale. Accanto ci sono le voci più alte e le più basse, che è il modo più rapido per sapere dove tagliare quando devi tagliare.

L'ultima cosa, che è quella che tiene in piedi tutto il resto: quando un reparto cambia dopo, il riquadro in testa te lo segnala. Ti mostra il totale che avevi portato nel budget e quanto vale il modulo adesso, e decidi tu se aggiornare o tenere quello che c'è, perché quel numero magari l'hai già mandato a qualcuno.

In breve

Costruisci il preventivo dopo lo spoglio e dopo il piano, non prima. Tienilo in voci discutibili una per una, non in un totale. Mettici la riserva per gli imprevisti prima che te la chieda qualcuno. E tienilo attaccato ai reparti, così aggiornarlo costa un minuto invece di un pomeriggio.